内容証明郵便とは
内容証明郵便とは手紙の一種であり、差し出した日付、差出人の住所・氏名、宛先の住所・氏名、文書に書かれた内容を、日本郵便が証明してくれる一般書留郵便物のことをいいます。
紛争の事前防止や一定の法律効果の発生の為に利用されます。
配達された日(相手が受け取った日)が重要な意味を持つので、通常は「配達証明」を付けて利用されます。
内容証明に付加して利用出来るサービスは、速達郵便や本人限定郵便、配達日指定、配達証明、引受時刻証明等があります。
内容証明郵便の目的
内容証明郵便は、「いつ、誰が、誰に、何を伝えたのか」を証明してくれます。
これは、もし裁判上の問題になった場合においての決定的な証拠にもなります。
つまり、普通郵便のように「そんな郵便は受け取っていない」とか「そんな内容は書いてなかった」「記憶にございません」等という言い逃れが、内容証明郵便の場合出来なくなるのです
送達された日付が重要な意味を持つクーリングオフや債権譲渡・時効中断などに内容証明郵便を利用し、確定日付のある内容証明として法的効力を持たせ、第三者への対抗力を持たせることができます。
さらに、内容証明郵便にはある種の威圧感があります。
内容証明郵便を受け取ると、受領の押印を求められます。これを拒否するには「受取拒否」と自署しなければならないほどの厳格さです。
中身である内容証明の文章には「平成○年○月○日、第△△△△号 書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します。 「郵便事業株式会社」 という認証が押印されていますので、さらに威圧感を醸し出します。
内容証明郵便の証拠力と心理的圧力により問題を早期円滑に解決する、それが内容証明郵便を出す目的であると言えます。
内容証明郵便を出したほうがいい場合
・契約取消、契約解除、遺留分侵害額請求＝意思表示をしっかりと証明できます。
・時効の援用、相殺の通知、契約の無効の通知＝意思表示を相手側へ到達させ自己の権利を守れます。
・クーリングオフ、賃貸借契約の更新拒絶＝通知が期間内に到達することが法律要件となっているためです。
・債権譲渡＝確定日付のある通知でないと法律上、債権者や第三者へ対抗できないためです。
・返済期限の定めのない債務の支払請求＝支払期限を確定させるため です。
・DV接近禁止請求、ストーカー行為中止請求＝刑事告訴や裁判上の手続きを執る際の要件のためです。
この他にも、内容証明郵便を出したほうが問題解決の道を切り開くケースは多々あります。
※ただし、内容証明書を出すべきでない、もしくは出すのにかなりの慎重さを要する場合もありますので注意が必要です※
・穏便に事案が解決できる可能性がある場合（相手側に誠意が認められる）
・相手側と親しい間柄にある場合（冷静に慎重に熟考しましょう）
内容証明郵便のポイント
内容証明のポイントについては、以下のような点が重要です。
- 内容の明確化
内容証明郵便の目的を明確にし、内容にあいまいな表現を避けます。事実関係や相手に求める事項を具体的に記載し、誤解のないようにします。日付や金額、期限などの情報も正確に記入しましょう。 - 丁寧な言葉遣い
内容証明は法的な効果を持つ一方で、相手とのトラブル解決の一環として使われるため、冷静かつ丁寧な言葉を選びます。過度に感情的な表現や威圧的な言葉は避け、事実に基づく記述を心がけます。 - 事実関係の記録
送付の目的や日時、相手が行った（または行わなかった）行為、こちらが行った対応など、事実関係を明確に記載することで証拠としての価値を高めます。これにより、法的な主張を強固にし、万が一の訴訟に備えることができます。 - 署名・捺印
行政書士が代理で作成する場合でも、本人が署名や捺印を行うことが望ましいです。これは、内容証明の信頼性を高めるために重要です。 - 控えの保管
内容証明郵便は、受取人に送付される正本、郵便局で保管される副本、自分で保管する控えの3通が必要です。自分の手元に控えを保管し、証拠として必要な期間保管しておきましょう。 - 送付後のフォロー
内容証明郵便を送付後、相手がどのように対応するかを確認し、必要に応じてフォローアップを行います。交渉が必要な場合もあるため、準備を整えておくと良いです。
以上のポイントを踏まえて内容証明を作成することで、法的な証拠として有効な内容証明郵便を送ることができます。
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